Lean kapar en tredjedel av administrationskostnaderna

Ingemar Claesson
Ingemar Claesson, konsult och universitetslektor, Handelshögskolan, Göteborg

– I alla administrativa processer går det att hitta besparingar på 20-30 procent om man jobbar enligt lean. Det kan bli ytterligare 10 procent om man jobbar smart. Det säger Ingemar Claesson, konsult och universitetslektor på Handelshögskolan i Göteborg som undervisar i lean för tjänstesektorn.

I många organisationer kan upp mot en tredjedel av den administrativa arbetstiden gå åt till att man gör fel och tvingas att rätta dem. Genom att göra rätt från början finns stora besparingar att göra.

– Lean betyder resurssmart utveckling. Du använder mindre resurser, inte genom att snåla och gneta, utan genom att arbeta smartare, säger Ingemar Claesson.

Lean är ett begrepp som främst förknippas med japansk bilindustri men det finns många lyckade exempel på leanarbete inom administration och service. Det kan till exempel handla om att samordna och standardisera transaktionshantering för att ta fram skalfördelar.

Att arbeta smartare med Lean

– Skattemyndigheten är ett exempel på en organisation som numera jobbar smartare. Förr deklarerade man den 15 februari och fick tillbaka pengarna i december. Nu deklarerar man i maj och får tillbaka pengar vid midsommar. De har gjort om processerna totalt, säger Ingemar Claesson.

Han lyfter fram vården som ett annat exempel med stor besparingspotential. Ett sjukhusbesök består till alltför stor del av väntetid i stället för av värdeskapande. 

– Organisationen är funktionsindelad. Med en tvärfunktionell process finns stor potential för besparingar som ofta leder till en halvering av ledtiderna. Patienten får bättre service, stressen för personalen minskar och arbetsklimatet blir bättre, säger Ingemar Claesson.

Lean-utbildningar

Far Akademis Lean-kurser vänder sig till alla som jobbar med att leda människor i administrativa processer och serviceverksamheter. 

– De riktar sig till ledare, ekonomer, organisatörer och folk inom personaladministration. Den passar också bra för ekonomer och revisorer som genom den får en annan syn på effektiviseringar, säger Ingemar Claesson.


Text: Mikael Gianuzzi

Relaterad information

Ingemar Claesson driver konsultbolag

Yrke/uppdrag: Lektor vid Handelshögskolan Göteborg, huvudägare i Ingemar Claesson Konsult med 18 konsulter inriktade på verksamhets- och ekonomistyrning samt strategi. Undervisar på Far Akademi.
Bakgrund: Civilekonom från Handelshögskolan.
Bor: På Näset i Göteborg.
Familj: Hustru, tre vuxna barn, fyra barnbarn.
Intressen: Golf, läsa; mest historiska romaner.
Dold talang: Spelar piano, gitarr och flera brassinstrument.
Brinner för: Att människor ska se mening med livet

Det här är Lean

Lean är en filosofi som strävar efter att tillföra värde i en process. Målet är perfektion genom ett ständigt förbättringsarbete.

De grundläggande principerna i Lean Production inspirerade Henry Ford att skapa ett produktionssystem. Idag förknippas modellen ofta med japanska Toyota men filosofin används numera även med framgång inom administration och service, så kallad Lean Administration.

Så blir man effektiv

    1. Gör processerna tydliga så att det syns var de börjar och var de slutar, till exempel för inköp eller redovisning. Rita gärna en skiss på hur de ser ut.
    2. Utse grupper som samlas varje vecka för att diskutera möjliga förbättringar.
    3. Låt grupperna identifiera och strukturera problemen: Hur ofta uppstår de? Hur kan de undvikas? Vilken effekt ska det ha?
    4. Gör åtgärdsplan och utse en ansvarig.
    5. Kartlägg vad man kan lära sig av misstag, dokumentera.
    6. Se problem som en möjlighet att förbättra processen ytterligare men undvik att utse syndabockar när problemen identifieras.

    Källa: Lean Administration

Far Akademis lean-kurser

Titel, ämne, författare